コミュニケーション

意見をまとめるには:話し合いや議論を劇的にスムーズする方法

アッポー
アッポー
話し合いってなんでまとまらないんだろう、全然終わりが見えない
イッチー
イッチー
話しても無駄じゃないって思う時あるよね

 

議論や話し合いがまとまらない原因は、考慮する点が非常に複雑化するためです。

人は・立場・意見・感情・性格・利害・理想・目的等状況や環境によってそれぞれ違って、いろんなものを抱えています。そのまま話し合いを進めてしまうと、論点が人によって変わるため、着地点が迷子な話し合いが始まり一生結論がわからないことになります。

アッポー
アッポー
どうしたらいいんだ!

ただ時間と心をすり減らせる会議や議論をするのではなく、意味があってなおかつスムーズに話し合って意見をまとめるには、ファシリテーターが必要です!

今回はファシリテーターになってどのように意見をまとめていけばいいかをいくつか段階を分けて紹介します。今回は準備編。

意見をまとめるにはファシリテーターがおススメというか必要

同じ国の出身だからって、同じ言葉を話しているからって簡単には分かり合えるわけではないのです。先ほど挙げた立場・意見・感情・性格・利害・理想・目的が一人一人に絡みついているから、簡単なはずの話が複雑になっていきます。複雑になるから理解しきれないまま時間が進むだけになりやすいです。

出口のない話し合いから、有意義な議論へ昇華させるにはファシリテーターという役割をあなたか誰かが担う必要があります。お勧めはあなたがその役割をもつことです。

何故あなたがファシリテーターになることをお勧めするかといいますと、

・話し合いがしやすくなる(多くの方の役に立てる)

・議論が進む(多くの方の役に立てる)

・議論はどこでも起こる(多くの方の役に立てる)

・無駄な話し合いを減らし、足りない議論をカバーできる(多くの方の役に立てる)

結果→話は進むし、あなたの居場所になるからです。

アッポー
アッポー
ファシリテーターって、話のまとめ役みたいなものか

仕事は一人でもできるものあると思いきや、誰かしらとはかかわりを持ちます。誰かと関わるということは話し合いが発生します。立場は常に一定とは限りませんし、意見だって状況によって変わります。時には性格の相性によって水と油な組み合わせの人たちがミーティングをすることだってあり得ます。そんな時、ファシリテーターのあなたがいてくれたら心強いこと間違いなしです。

ファシリテーターとしてどうすればいい?

ファシリテーターとして大事なことは以下の4点です。

・論点整理・把握

・シナリオ想定

・キーパーソン決定

・参加者の状態把握

何故これら4点が大事かという話の前に、

意見がまとまらなくなる原因について明らかにしてから上記4点の解説に進みます。

意見がまとまらない原因は

論点のずれを修正できないことが根本的な原因です。それに始まって論点がさらなる論点を生み、終わらない会議になってしまいます。一瞬で人それぞれが何を大事にしていて、どんな意見をなぜ言っているかを複数人分把握して当事者間の発言や意図を整理し、結論を導くって難しすぎることこの上ないです。人が増えれば増えるほどその難易度は増します。

アッポー
アッポー
ただ話し合うだけだと思っていたけど、考えることが多すぎてわけわからなくなってしまうよね

原因に対する打ち手としては、考えることが多すぎる状況を減らしていくことです。減らしていくために「ファシリテーターとして大事なこと4点」が必須です。

論点整理・把握が大事な理由

議論参加者が一つの論点に対して話し合うことができればぐちゃぐちゃな話し合いにはなりません。洗濯物をしまう時にてきとうにしてしまうからクローゼットがぐちゃぐちゃになってしまいます。先に片づける話がなにかをわかっていないとスムーズに議論を進めていくことが出来ないのです。論点を整理することによって、”この人はこれについて話していてあの人はあれについて話しているな、いまはこの点について話をしている段階だから、あのことはこの点が終わってから進めよう”このように話し合いを軌道修正していき、複雑化を防ぎます。

議論のシナリオ想定も大事

だれがどんなことを話してきそうなのか、論点は何がありそうかをあらかじめ把握する為に話の進み方を想定しておかないと、想定外の発言で議論が止まり不要な話し合いへ進んでしまうことが往々にしておきます。ぶっつけ本番で参加者それぞれの主張や意図を把握し適切な発言を促す事なんて頭の回転が追い付くわけないです。しかし、あらかじめ議論のシナリオを想定しておけば、軌道修正が可能です。

キーパーソン決定について

話し合いの機会は無数にありますが、話題によってカギとなる発言者は必ずいます。キーパーソンを決めておくことで、議論の決定打となる発言を促せるのです。

参加者の状態把握とは

なぜ参加者の状態を把握することが意見をまとめるのに大事かというと、人それぞれの違いを理解することが意見をまとめるときに役立つからです。

参加者の何をしるのか、主に必要なのは議題や目的に対しての認識のしかたと知識度合いです。議題や目的に対しての認識度や知識度の違いが話の食い違いを生むことになります。

ファシリテーターは参加者の意思疎通を円滑にするために参加者の意見を言い換えて認識・論点のずれを修正していきます。キーパーソン決定する際にも必要です。

 

まとめ:意見をまとめるには

人それぞれ立場や目的がちがう中で、意見をまとめるには、ある時は通訳、またある時は指揮者のように参加者間の意見や論点の相互理解を促していくファシリテーターが必要です。

意見がまとまらない原因は話の複雑化が根本的な原因で、その対策役にファシリテーターがいます。

ファシリテーターとしてどうすればいいかというと、以下4点を抑えておけばOKです。

<・論点整理・把握・シナリオ想定・キーパーソン決定・参加者の状態把握>

この4点をおさえておくことで、どんな人たちの集まりでも意見をまとめることができるようになります。

ファシリテーターとしての役割を担うことによってあなたの居場所が一つ増え、多くの人の役に立ちます。

<話をスムーズに進めるために知っておきたい事は?>はこちら

<論点てどうやって見つけるの?>はこちら(準備中)